Co powiesz na to, aby na Twoim biurku nie było już dokumentów?
Co by było, gdyby segregatory z Twojej szafy po prostu zniknęły?
Powiedz szczerze – ile czasu marnujesz na szukanie dokumentów?
I na szukanie odpowiedniego segregatora?
Daj sobie więcej swobody. Nie potrzebujesz już archiwum papierowego!
Akta cyfrowe
Tradycyjne przechowywanie akt to rozwiązanie, z którego coraz częściej się rezygnuje. Korzystanie z dokumentów w wersji papierowej może sprawdzić się wyłącznie w przypadku małych działalności. W przypadku dużych firm, zatrudniających kilku pracowników, niezbędna dokumentacja znacznie się rozrasta, a jej kontrola oraz utrzymanie porządku stają się problematyczne. Wówczas doskonałym rozwiązaniem będą akta elektroniczne.
Akta cyfrowe to rodzaj elektronicznych teczek, które przypisywane są do poszczególnych pracowników i procesów. Zapewniają bardzo łatwy i szybki dostęp do niezbędnych informacji bez potrzeby przeszukiwania olbrzymiej sterty dokumentów papierowych. Dla osób, które szukają kompleksowych rozwiązań, polecamy wykorzystanie akt cyfrowych do archiwizacji elektronicznej. To rozwiązanie, które nie tylko ułatwi Państwu prowadzenie działalności, ale również zapewni skuteczne zabezpieczenie akt przed ich ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem. Zarządzanie aktami jeszcze nigdy nie było tak proste!
Jak działają akta elektroniczne?
Zasada akt cyfrowych jest bardzo prosta: wszystkie dokumenty, które docierają do Państwa firmy lub organizacji w sposób bezpośredni (wygenerowane elektroniczne) lub cyfrowy (w wersji papierowej) zostają umieszczone w archiwum elektronicznym. Co niezwykłe, nowo zeskanowane bądź dołączone w inny sposób dokumenty zostają w pełni automatycznie odczytane i na podstawie tych informacji niezależnie posegregowane i przydzielone do istniejących już cyfrowych teczek. W przypadku, gdyby nie istniała jeszcze adekwatna teczka, na podstawie rozpoznanych właściwości zostają stworzone automatycznie nowe teczki – bez potrzeby Państwa udziału. Biorąc pod uwagę, że codziennie w poczcie przychodzącej wpływają liczne dokumenty, oznacza to ogromną oszczędność czasu.
